Das Praxisseminar ,,Lean Administration” bietet einen praxisnahen Einstieg in die Grundprinzipien, Methoden und Werkzeuge zur Optimierung administrativer und indirekter Geschäftsprozesse. Ziel ist es, ineffiziente Abläufe zu erkennen, Verschwendung zu beseitigen und die Effizienz sowie Qualität in Büro-, Verwaltungs- und Wissensarbeit langfristig zu verbessern. Die Teilnehmenden lernen, Prozesse systematisch zu analysieren, zu optimieren und konsequent auf interne sowie externe Kundenbedürfnisse auszurichten.

Zielgruppe (basierend auf entwickelten Personas):

• Geschäftsführungen und Führungskräfte
• Lean-Manager
• KVP-/Kaizen-Verantwortliche
• Fachkräfte aus administrativen Bereichen (z. B. Einkauf, Vertrieb, Rechnungswesen, IT, Qualitätsmanagement, öffentliche Verwaltung), die Prozesse aktiv gestalten und verbessern wollen
• Experten im Prozess- und Qualitätsmanagement
• Einsteiger und Anwender mit ersten Erfahrungen im Lean-Kontext

Gastgeber:

Die Spherea GmbH entstand 2014 als Ausgründung aus dem damaligen EADS-Konzern und entwickelte sich seither zu einem erfolgreichen mittelständischen Unternehmen. Frühzeitig hat sich das Unternehmen am EFQM-Modell orientiert, um ein eigenes, nachhaltiges Geschäftssystem aufzubauen. Angesichts wachsender Anforderungen an Qualität, Kosten, Flexibilität und Termintreue hat Spherea systematisch geprüft, wie Lean-Prinzipien im Mittelstand – insbesondere im administrativen Umfeld – wirksam eingesetzt werden können. Im Zentrum stand dabei stets die Einbindung aller Mitarbeitenden in kontinuierliche Verbesserungsprozesse.

Lernziele:

Die Teilnehmenden können ein Lean-Administration-System mithilfe bewährter Methoden strukturiert aufbauen, analysieren und weiterentwickeln. Dabei dient das EFQM-Modell als Rahmen, um Synergien zwischen bestehenden Strukturen und neuen Ansätzen zu schaffen.

Inhalte:

• Einführung in die Lean-Philosophie und ihre Anwendung im administrativen Bereich
• Analyse und Optimierung von Verwaltungsprozessen (IST-/SOLL-Analyse)
• Identifikation und Reduktion von Verschwendung (z. B. mittels 5S, LPA, Kanban, visuellen Schnittstellenboards)
• Einsatz von RADAR und LPA für kontinuierliche Verbesserung
• Gestaltung effizienter Arbeitsstrukturen und klarer Schnittstellen
• Standardisierung von Abläufen, Formulierung von Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen
• Kennzahlenbasierte Prozesssteuerung (KPIs)
• Motivation und aktive Einbindung der Mitarbeitenden in Veränderungsprozesse

Ablauf:

09:00 Uhr – Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmenden
09:30 Uhr – Vorstellung der Spherea GmbH
10:00 Uhr – Lean-Methoden in der Administration: Praxisbeispiele von Spherea
11:30 Uhr – Betriebsrundgang
12:30 Uhr – Mittagsimbiss
13:15 Uhr – Diskussion: Erfolgsfaktoren für eine nachhaltige Implementierung
14:00 Uhr – Abschluss